GIZ Datenschutzerklärung zum E-Recruiting

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserem Stellenmarkt und Bewerbungsportal. Der Deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH ist ein verantwortungsbewusster und transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten sehr wichtig.

Im Folgenden finden Sie Informationen darüber,

  • welche Kontaktmöglichkeiten zum Thema Datenschutz bei der GIZ bestehen.
  • welche Daten beim Besuch der Website verarbeitet werden.
  • welche Daten verarbeitet werden, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, einen Nutzeraccount erstellen, Bewerbungen einreichen oder Job Abos anlegen.
  • welche Widerspruchsmöglichkeiten gegen die Speicherung der Daten bestehen.
  • welche Rechte Sie uns gegenüber haben.

1       Verantwortliche*r und Datenschutzbeauftragte*r

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH.

Anschrift:

Friedrich-Ebert-Allee 32 + 36, 53113 Bonn

Dag-Hammarskjöld-Weg 1–5, 65760 Eschborn

Kontakt: recruiting@giz.de

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten im Zusammenhang mit unserer Webseite oder den darauf angebotenen Services, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der GIZ: datenschutzbeauftragte@giz.de

Falls Sie uns per E-Mail kontaktieren, erfolgt die Kommunikation unverschlüsselt.

Auftragsverarbeiter:

milch & zucker, Talent Acquisition & Talent Management Company AG, Friedrich-List-Straße 23, 35398 Gießen, Telefon: +49 641 300 20 500

2       Information über die Erhebung personenbezogener Daten

2.1      Allgemein

Die GIZ verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Personenbezogene Daten sind zum Beispiel Name, Adresse, E-Mail-Adressen und Nutzerverhalten.

Personenbezogene Daten werden von der GIZ nur im notwendigen Umfang verarbeitet. Welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage benötigt und verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der Leistung, die von Ihnen in Anspruch genommen wird, beziehungsweise ist abhängig davon, für welchen Zweck diese benötigt werden.

2.2      Erhebung personenbezogener Daten bei Besuch unseres Stellenmarkts

Beim Besuch des Stellenmarkts der GIZ (https://jobs.giz.de/) übermittelt der genutzte Browser automatisch Daten, die in einer Protokolldatei gespeichert werden. Die GIZ selbst verarbeitet nur diejenigen Daten, die technisch erforderlich sind, um die Webseite korrekt anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

2.2.1     Cookies

Bei Besuch unserer Webseite werden kleine Textdateien, sogenannte Cookies, auf dem Rechner des Besuchers beziehungsweise der Besucherin gespeichert. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu gestalten. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen.

Auf dem Stellenmarkt der GIZ werden Cookies verwendet, die automatisch gelöscht werden, sobald der Browser, in dem die Seite angezeigt wird, geschlossen wird (sog. temporäre Cookies bzw. Session-Cookies.) Durch diese Art von Cookies ist es möglich, verschiedene Anfragen eines Browsers einer Sitzung zuordnen und es ist möglich, den Browser bei erneuten Webseitenbesuchen wiederzuerkennen (Session-ID).

Eine detaillierte Liste der gespeicherten Daten finden Sie hier.

  • BRE_GIZ_HR_FRONTEND_PRODUCTION; Session-Cookie; speiochert die Session Daten des Nutzers
  • i18next; Session-Cookie; Speichert die Sprache des Nutzers, um Bedienelemente in der korrekten Sprache anzuzeigen
  • mcd-consent; Speicherdauer 1 Jahr; Cookie speichert, welche Dienste eine Einwilligung des Nutzers erhalten haben

2.2.2     Nutzung der angebotenen Services auf unserer Webseite

Auf unserer Webseite bieten wir die Möglichkeit, verschiedene Services zu nutzen. Um diese erbringen zu können, müssen wir personenbezogene Daten der Nutzer:innen erheben und verarbeiten.

Die von Ihnen angegeben Daten werden jeweils nur zur Durchführung des Services verwendet und ohne Ihre Einwilligung darüber hinaus nicht gespeichert.

2.2.2.1     Teilen-Funktion

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit an, Stellenanzeigen oder Seiten in sozialen Netzwerken zu teilen und zu empfehlen. Wenn Sie unsere Seiten besuchen und diese Funktion nutzen, müssen Sie sich dort einloggen. Wir geben daraufhin die URL an das von Ihnen gewählte soziale Netzwerk weiter. Zweck und Umfang der Datenerhebung und die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch das soziale Netzwerk sowie diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten der Nutzer:innen zum Schutz ihrer Privatsphäre können den Datenschutzhinweisen der sozialen Netzwerke entnommen werden.

2.2.2.2     Registrierung für Ihre Bewerbung oder z.B. zur Nutzung des Job Abos im Karriere Cockpit sowie Umgang mit personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess

Für Informationen über die Erhebung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten in ihrem personalisierten Bereich („Karriere Cockpit“) bzw. im Bewerbungsprozess lesen Sie bitte die zusätzlichen Informationen weiter unten in Kapitel 2 "Bewerber-Datenschutz".

2.3     Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen

2.4     Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte bei Nutzung der Karriereseite

Um Ihnen unsere Services anbieten zu können, kann es vorkommen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte innerhalb oder außerhalb der GIZ weitergeben müssen. Diese Empfänger können wie folgt kategorisiert werden:

  • GIZ-Mitarbeiter*innen aus den unterschiedlichen Organisationseinheiten
  • Applikations-Provider (Technischer Betreiber und support der Webseite und des Recruitingsystems)

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer findet nicht statt.

2.5     Ihre Datenschutzrechte

Für uns ist es ein wichtiges Anliegen, unsere Verarbeitungsprozesse fair und transparent zu gestalten. Daher ist es uns wichtig, dass betroffene Personen neben dem Widerspruchsrecht bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzung folgende Rechte ausüben können:

  • Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
  • Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern die Verarbeitung der Daten auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO) erfolgt ist. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.

Nutzer*innen haben darüber hinaus gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Zuständige Behörde ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).

2.6      Einwilligung

Sollten Sie uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung erteilt haben, weisen wir Sie hiermit darauf hin, dass Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen können.

Wenn Sie die Einwilligung nicht auf dieser Webseite gegeben haben, widerrufen Sie sie bitte auf der Seite, auf der Sie ursprüngliche die Einwilligung abgegeben haben.

In allen anderen Fällen oder wenn Sie auf dieser Internetseite Probleme haben, Ihre Einwilligung zu widerrufen, können Sie sich an datenschutzbeauftragte@giz.de wenden.

Bitte beachten Sie, dass die von Ihnen widerrufene Einwilligung nur Wirkung für die Zukunft entfaltet und keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung in der Vergangenheit hat. In einigen Fällen sind wir trotz Ihres Widerrufs dazu berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten auf einer anderen Rechtsgrundlage – wie z.B. zur Erfüllung eines Vertrags – weiterzuverarbeiten.

3       Bewerber*innen – Datenschutz

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns besonders wichtig. Wir möchten Sie deshalb im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, zu deren Einhaltung sich die GIZ verpflichtet, um Ihnen ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den Bestimmungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung der EU (GDPR) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG):

  • Auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a GDPR i.V.m. Art. 88 GDPR und § 26 (2) BDSG)

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben (z.B. Speicherung von Bewerbungsdaten über einen längeren Zeitraum), ist die Verarbeitung dieser Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung rechtmäßig. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

  • Auf der Grundlage gesetzlicher oder sonstiger Rechtsvorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c GDPR und Art. 88 GDPR und § 26 BDSG) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e GDPR)

3.1      Datennutzung im Recruiting System

3.1.1     Accounts für Benutzer*innen

Zur vollumfänglichen Nutzung des GIZ-Recruiting-Systems muss ein Account angelegt werden. Ein Account besteht mindestens aus folgenden Informationen:

  • Vorname
  • Nachname
  • Benutzername
  • E-Mail-Adresse

Die Aufbewahrungsfrist eines Accounts beträgt 6 Monate. Nach 6 Monaten muss die Einwilligung zur Verarbeitung der persönlichen Accountdaten durch die Benutzer*innen erneuert werden. Im Falle einer Erneuerung verlängert sich die Aufbewahrung des Accounts um weitere 6 Monate.

Ist beim Auslaufen der Aufbewahrungsfrist noch eine Bewerbung aktiv, so verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum Abschluss dieser Bewerbung.

3.1.2     Bewerbungsbezogene Daten

Ihre im Verlauf der Online-Bewerbung gegebenen Antworten und Informationen werden zusammen mit Ihrem Namen bis nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Danach werden die Ergebnisse 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens nur noch in anonymisierter Form, also ohne die Angabe Ihres Namens, zur weiteren statistischen Auswertung gespeichert. Dieser Statistikdatensatz lässt keine Rückschlüsse auf die natürliche Person zu und dient als Grundlage für statistische Auswertungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Erreichung der oben genannten Zwecke, einschließlich Erfüllung eines Vertragsverhältnisses bzw. einer vorvertraglichen Tätigkeit erforderlich.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen sind – soweit nicht ausdrücklich abweichend angegeben – Artikel 6 Abs 1 lit a oder Art 6 Abs 1 lit b und f der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

  • Ihre Einwilligung
  • die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich;
  • die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich.

3.1.3     Psychologische Eignungsuntersuchung

Ggf. wird im Rahmen des Bewerbungsprozesses eine psychologische Eignungsuntersuchung zur Feststellung der überfachlichen Eignung durchgeführt.

3.1.4     Einhaltung von Gesetzen und behördlichen Auflagen

Wir verwenden Ihre Daten zur Einhaltung gesetzlicher Bestimmung und Vorschriften, sowie zur Weitergabe an Aufsichtsbehörden und andere Behörden, denen die GIZ unterliegt.

Dazu kann auch die Verwendung zur Aufdeckung oder Verhinderung von Verbrechen (einschließlich Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche und anderer Finanzdelikte) gehören. Wir werden dies nur auf der Grundlage tun, dass es zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist oder in unseren legitimen Interessen und denen anderer liegt.

3.1.5     Bewerbungen auf ein Jobangebot

Wenn Sie sich auf ein Jobangebot beworben haben, werden Ihre Daten dem ausschreibenden Fachbereich sowie dem zuständigen Personalbereich zugänglich gemacht. Es gilt die Aufbewahrungsfrist des Benutzeraccounts.

Sie erklären sich damit einverstanden, dass die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten auch mit anderen offenen Stellen abgeglichen und zur Prüfung innerhalb der GIZ weitergegeben werden dürfen.

3.1.6     Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte

  • an externe Psycholog*innen als verantwortliche Controller der psychologischen Eignungsuntersuchung

Im Rahmen des Auswahlverfahrens erhalten auch von der GIZ beauftragte externe Psychologinnen und Psychologen der Firma Alpha-Test Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, die die GIZ bei der Auswertung Ihrer Daten mithilfe von psychologischen Bewertungen unterstützen. Bei diesen handelt es sich ausnahmslos um zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsgeheimnisträger.

  • an den Applikations-Provider als Verantwortlicher für den technischen Betrieb des Recruitingsystems

Sollte es zu technischen Problemen oder Fragen im Bewerbungsprozess kommen, unterstützt der Support des Providers bei der Problemlösung.

Darüber hinaus wird die GIZ Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, sie ist durch gesetzliche Bestimmungen rechtlich dazu verpflichtet.

3.1.8     GIZ-Talentpool

Der GIZ-Talentpool dient der Kontaktpflege mit Ihnen und soll bewirken, dass Sie nach Abschluss eines zunächst erfolglosen Bewerbungsverfahrens für andere, künftig zu vergebende Stellen berücksichtigt werden können. Die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten für den Talentpool erfolgt nur, sofern Sie hierzu nach Erhalt einer entsprechenden E-Mail von uns ausdrücklich einwilligen.

Soweit Sie einer Speicherung Ihrer Daten im GIZ-Talentpool zugestimmt haben, ist Ihre Einwilligung sechs Monate gültig. Dem Verbleib Ihrer Bewerbungsdaten im Talentpool muss nach Ablauf dieser Frist und nach Erhalt einer weiteren E-Mail erneut von Ihnen zugestimmt werden. Wenn Sie dem nicht zustimmen oder die E-Mail nicht beantworten, werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente automatisch gelöscht und Ihre Daten in einen anonymisierten Datensatz überführt.

3.1.9     JobAbo Service

Auf unserer Webseite bieten wir Nutzer*innen die Möglichkeit, sich unter Angabe der E-Mail-Adresse ein JobAbo anzulegen. Die E-Mail-Adresse und Suchkriterien werde dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert, um die Servicedienstleistung erbringen zu können. Das JobAbo hat eine Laufzeit von generell 12 Monaten und läuft danach automatisch aus, eine Verlängerung ist nicht möglich. Nach Ende des Bezugszeitraums werden alle gemachten Eingaben automatisch gelöscht. Eine Beendigung des Bezugs des JobAbos ist jederzeit möglich über einen Link in der zugesandten JobAbo-Mail.

3.2      Speicherdauer Ihrer Daten

Die von Ihnen im Verlauf der Online-Bewerbung angegebenen Informationen und hochgeladenen Dokumente werden sechs Monate lang gespeichert, beginnend nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Danach werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente automatisch gelöscht und Ihre Daten in einen anonymisierten Datensatz überführt. Dieser dient allein dem Zweck statistischer Auswertungen und lässt keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu.

Eine längere Speicherung von personenbezogenen Bewerberdaten erfolgt nur im Rahmen einer von Ihnen erteilten Einwilligung (GIZ-Talentpool) oder aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sofern kein Grund gem. Artikel 17, Absatz 3, DSGVO vorliegt, die Daten länger zu speichern.

4       IT-Sicherheit Ihrer Daten

Der Schutz von personenbezogenen Daten ist der GIZ ein wichtiges Anliegen. Deshalb sorgen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen dafür, dass die Daten gegen zufällige und vorsätzliche Manipulationen, versehentliche Löschung sowie unberechtigten Zugriff geschützt werden. Diese Maßnahmen werden den technischen Entwicklungen entsprechend aktualisiert und den Risiken stetig angepasst.