Office-Manager*in der Gruppe "Bauen in der Internationalen Zusammenarbeit"
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
- Job-ID: V000059931
- Einsatzort: Eschborn
- Startdatum: 01.03.2025
- Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung
- Art der Anstellung: Teilzeit
- Bewerbungsfrist: 10.01.2025
Tätigkeitsbereich
Die Gruppe "Bauen in der Internationalen Zusammenarbeit" unterstützt innerhalb der GIZ Vorhaben bei der Konzeptionierung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen. Das Aufgabengebiet ist vielseitig und reicht von kleineren baulichen Maßnahmen der funktionalen und sozialen Infrastruktur bis hin zu technisch anspruchsvollen Gebäuden und großvolumigen Bauvorhaben an fragilen Standorten. Bei der Umsetzung bewegt sich die GIZ im Spannungsfeld zwischen den lokalen Gegebenheiten und technischen Standards vor Ort sowie dem hohen Qualitäts- und Compliance-Anspruch des Bundes. Als Ergänzung von Beratungsleistungen sind Baumaßnahmen ein wesentlicher Bestandteil der weltweiten Entwicklungszusammenarbeit.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung der Gruppenleitung bei der Planung, Koordination und Organisation von Aufgaben
- Terminmanagement sowie Reisemanagement und -abrechnung für die Führungskraft, wenn notwendig auch Beschaffung von Visa sowie Unterstützung der Mitarbeiter*innen in diesem Bereich
- Administrative Unterstützung, Planung, Organisation und Umsetzung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Beschaffung von Büromaterialien, IT- Hardware, Büromöbeln etc. und deren Inventarisierung
- Unterstützung beim HR-Management und Onboarding neuer Mitarbeiter*innen und Praktikant*innen
- Erstellung von Protokollen und Präsentationen
- Büroplanung und Unterstützung bei der Raumkostenverrechnung
- Informationsmanagement und Kommunikation
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- Mehrjährige Erfahrungen im Bereich Office-Management sowie Kenntnisse im Bereich
Veranstaltungsmanagement - Mehrjährige Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen und hohes
Organisationsgeschick - Sehr gute Microsoft Office-Anwendungskenntnisse, Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystem
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, interkulturelle Sensibilität sowie Teamfähigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Dienstleistungsorientierung, hohes Verantwortungsbewusstsein, hohe Sorgfalt und Diskretion
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Eine Besetzung ist mit Teilzeit 70% der tarifvertraglich vereinbarten Arbeitszeit vorgesehen.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser ERecruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich
erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da EMails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.
Unsere Benefits
- Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen.
- In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht.
- Zu Beginn Ihrer Arbeit steht eine Einarbeitungs- und Vorbereitungsphase, die Ihnen erste Einblicke in die GIZ verschafft und die Grundlagen für den bevorstehenden Einsatz sowie den Kontakt- und Netzwerkaufbau legt.
- Personalentwicklung sowie die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind für uns selbstverständlich. Unsere Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützt Sie bei Ihrer Kompetenzentwicklung.
- Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Teil unserer Unternehmenspolitik. Flexible Arbeitszeiten und eine umfassende Vorbereitung der mitausreisenden Familie sind Beispiele für Möglichkeiten, die die GIZ ihren Mitarbeiter*innen bietet. Unsere Familienfreundlichkeit beinhaltet auch Unterstützung für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen.
- Eine Rahmenarbeitszeit und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bietet den Mitarbeiter*innen größtmögliche Flexibilität.
- Wir bieten Ihnen vielfältige Teilzeitmodelle, damit Sie Ihr Berufs- und Privatleben flexibel gestalten können.
- Unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen wir unseren Mitarbeiter*innen das Ansparen von Arbeitszeitguthaben auf einem Langzeitkonto. Dieses Guthaben kann im Rahmen einer längeren Freistellung wieder abgebaut werden.
- Das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt unsere Mitarbeiter*innen weltweit in vielfältiger Weise dabei, ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten.
- Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung.
- Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung.
- Wenn Ihre Familie Sie bei einem Standortwechsel nicht begleiten kann, unterstützen wir Sie bei dem entstehenden Mehraufwand mit einem Trennungsgeld. Damit können Sie zum Beispiel Reisen, Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen.
- Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket.
Über uns
Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und
echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere Leistungen sehen lassen.
Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten, ein umfassendes Onboarding sowie ein internes Gesundheitsmanagement sind neben der
Möglichkeit zur Nutzung von Kinderbetreuungseinrichtungen und Eltern/Kinder Büros fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.
Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig.
Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren – unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sozialer
Herkunft, sexueller Orientierung.
Wir unterstützen Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit
Behinderung.
Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht.
Kontakt & Bewerbung
hrsc@giz.de
