Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben
Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.
- Job-ID: V000058026
- Einsatzort: Eschborn
- Einsatzzeitraum: 15.03.2025 - 30.06.2026
- Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung
- Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit
- Bewerbungsfrist: 14.01.2025
Tätigkeitsbereich
Das Programm „Natural Resources Stewardship II“ zielt darauf ab, in Zusammenarbeit mit Privatunternehmen natürliche Ressourcen besonders in Gebieten zu sichern, die hohem Wassernutzungsdruck ausgesetzt sind. Auf der Grundlage des Partnerschaftsansatzes fördert das Programm Stewardship-Multi-Stakeholder-Partnerschaften zwischen dem privaten und öffentlichen Sektor sowie der Zivilgesellschaft, um das nachhaltige Management natürlicher Ressourcen effektiv zu gestalten und eine sozial-ökologische Transformation in den Partnerländern zu befördern. Das Programm hat Implementierungsschwerpunkte in Äthiopien, Tansania, Sambia und Südafrika.
Ihre Aufgaben
- Eigenständige Durchführung aller Aufgaben im Bereich Office-Management (z.B. Ablage, Aktenführung und Dokumentation des Vorhabens, Korrespondenz, Terminkoordination, Kalenderpflege, Reisemanagement sowie Unterstützung bei Veranstaltungen)
- Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Übersichten sowie Beiträge zum Qualitätsmanagement
- Pflege der Daten im Projektbearbeitungssystem des Vorhabens sowie Ansprechperson für Berechtigungsvergaben
- Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial sowie Erstellung des Bestandsverzeichnisses und Durchführung der Inventarisierung
- Beratung des Programmteams und der Teams in den Implementierungsländern zu verschiedenen Vertragsformen (u.a. Kleinverträge, Consultingverträge, Grants und Finanzierungsverträge) inkl. Unterstützung bei der Vertragsvorbereitung (z.B. Vertragsentwürfe, Projektvorschläge/Terms of Reference, kaufmännische und rechtliche Eignungsprüfung, Kostenschätzung)
- Monitoring aller Verträge und Forderungen (z.B. Rechnungen, Financial Statements) sowie Einholung und Ablage aller Zwischen- und Schlussberichte von Verträgen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von internen Kontrollen und externen Audits sowie Mitarbeit beim Wissensmanagement
- Zentrale Kontaktperson für das gesamte Vorhaben zu übergreifenden Themen
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Office-Management oder Vertragssachbearbeitung
- Mehrjährige relevante Berufserfahrung in den Bereichen Office-Management, Projektdokumentation und in der Vertragssachbearbeitung
- Umfassende Erfahrung in der Vertragsvorbereitung und/oder Abwicklung von Consulting- und Finanzierungsverträgen/Grants
- Pro-aktiver und serviceorientierter Teamplayer mit guten interkulturellen Fähigkeiten
- Lern- und Entwicklungskompetenz, Anpassungsfähigkeit, Engagement sowie Leistungs- und Zielorientierung
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands setzen wir voraus.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.
Unsere Benefits
- Wir sind ein Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung und arbeiten weltweit für eine lebenswerte Zukunft. In mehr als 130 Ländern unterstützen wir Projekte, um gemeinsam mit unseren Partnern nachhaltig Ziele zu erreichen.
- In unserem Unternehmen haben alle die gleichen Chancen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, sexueller Orientierung oder körperlicher Beeinträchtigung. Fachliche und soziale Kompetenzen sind ausschlaggebend für die Besetzung unserer Positionen. Transparenz und faire Aufstiegschancen sind für uns ebenso selbstverständlich, wie die Übernahme von Führungspositionen unabhängig vom Geschlecht.
- Zu Beginn Ihrer Arbeit steht eine Einarbeitungs- und Vorbereitungsphase, die Ihnen erste Einblicke in die GIZ verschafft und die Grundlagen für den bevorstehenden Einsatz sowie den Kontakt- und Netzwerkaufbau legt.
- Personalentwicklung sowie die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen sind für uns selbstverständlich. Unsere Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ) unterstützt Sie bei Ihrer Kompetenzentwicklung.
- Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist Teil unserer Unternehmenspolitik. Flexible Arbeitszeiten und eine umfassende Vorbereitung der mitausreisenden Familie sind Beispiele für Möglichkeiten, die die GIZ ihren Mitarbeiter*innen bietet. Unsere Familienfreundlichkeit beinhaltet auch Unterstützung für die Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen.
- Eine Rahmenarbeitszeit und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten bietet den Mitarbeiter*innen größtmögliche Flexibilität.
- Wir bieten Ihnen vielfältige Teilzeitmodelle, damit Sie Ihr Berufs- und Privatleben flexibel gestalten können.
- Unter bestimmten Voraussetzungen ermöglichen wir unseren Mitarbeiter*innen das Ansparen von Arbeitszeitguthaben auf einem Langzeitkonto. Dieses Guthaben kann im Rahmen einer längeren Freistellung wieder abgebaut werden.
- Das betriebliche Gesundheitsmanagement unterstützt unsere Mitarbeiter*innen weltweit in vielfältiger Weise dabei, ihre Gesundheit und Leistungsfähigkeit zu erhalten.
- Umfangreiche Untersuchungen und Vorsorgemaßnahmen (z.B. bei Einstellung, vor Ausreise, während des Aufenthaltes in einem Einsatzland, im Notfall) sind für unsere Mitarbeiter*innen und mitausreisende Familienmitglieder eine selbstverständliche Leistung.
- Wir honorieren die Erreichung vereinbarter Jahresziele durch eine variable Vergütung.
- Wenn Ihre Familie Sie bei einem Standortwechsel nicht begleiten kann, unterstützen wir Sie bei dem entstehenden Mehraufwand mit einem Trennungsgeld. Damit können Sie zum Beispiel Reisen, Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen.
- Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zählt zu unserer Unternehmensphilosophie. Wir unterstützen Sie daher finanziell mit einem Jobticket.
Über uns
Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere Leistungen sehen lassen. Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten, ein umfassendes Onboarding sowie ein internes Gesundheitsmanagement sind neben der Möglichkeit zur Nutzung von Kinderbetreuungseinrichtungen und Eltern/Kinder Büros fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.
Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig. Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren – unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sozialer Herkunft, sexueller Orientierung.
Wir unterstützten Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht.
Kontakt & Bewerbung
+49 6196/79-3200
hrsc@giz.de
