Office Manager (m/w/d) mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben im Sektorvorhaben Sport für Entwicklung

Als Bundesunternehmen unterstützt die GIZ die Bundesregierung dabei, ihre Ziele in der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung zu erreichen.

  • Job-ID:
    P1532V352
  • Einsatzort:
    Bonn
  • Einsatzzeitraum:
    01.04.2019 - 30.09.2019
  • Fachgebiet:
    Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung
  • Art der Anstellung:
    Voll- oder Teilzeit
  • Bewerbungsfrist:
    20.02.2019

Tätigkeitsbereich

Das Sektorvorhaben (SV) „Sport für Entwicklung“ wird von der GIZ im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) seit 2013 umgesetzt. Hierzu gehört die Beratung des BMZ, die Koordination relevanter deutscher Akteure, die Vernetzung mit internationalen Stakeholdern sowie die Initiierung und Durchführung von Maßnahmen in Partnerländern weltweit. Ziel ist es, Sport in seiner Vielfalt für die Erreichung von Entwicklungszielen in unterschiedlichen Themenfeldern zu nutzen (z.B. (Berufliche) Bildung, Flucht, Gesundheit, Gewaltprävention etc.) und so Impulse für Veränderungen und nachhaltige Entwicklung zu setzen. Schließlich vermittelt der Ansatz „Sport für Entwicklung“ sogenannte ‚Life Skills‘ – Fähigkeiten, die dabei helfen, schwierige Lebenssituationen zu meistern und berufliche Perspektiven für die eigene Zukunft zu entwickeln. Die Resolution der Vereinten Nationen 58/5 unterstreicht den Beitrag von Sport für entwicklungspolitische Ziele und erkennt international Sport „als Mittel zur Förderung der Bildung, der Gesundheit, der Entwicklung des Friedens“ an.

Ihre Aufgaben

  • Organisation des allgemeinen Büroablaufs mit Etablierung von Abläufen und Strukturen
  • Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen
  • Vor- und Nachbereitung von Teamsitzungen sowie Koordination von Terminen
  • Management von Geschäftsreisen einschließlich Buchung, Vorbereitung und Abrechnung
  • Beschaffung von Sachgütern
  • Erstellung von Protokollen und Präsentationen
  • Vorbereitung von Dokumenten zur Erstellung von Verträgen mit externen Dienstleistern
  • Vertretungsweise Monitoring von Kosten, Ausgaben und Forderungen des Projekts

Ihr Profil

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
  • mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management
  • umfassende Erfahrung in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen und administrativen Prozessen
  • Erfahrung in der Planung und Koordination von Terminen und Veranstaltungen
  • Kenntnisse im Kostenmanagement sowie im Management von Verträgen (z. B. Gutachterverträge) sind von Vorteil
  • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
  • hohes Maß an Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Engagement hohes Organisationsgeschick
  • sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS Office), Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen und SAP sind wünschenswert
  • verhandlungssichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Hinweise

Die Stelle kann in Teilzeit (ab 80%) oder Vollzeit besetzt werden.

Wir streben an, den Anteil an Männern auf diesen Positionen zu erhöhen und würden uns über entsprechende Bewerbungen freuen.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.

Die GIZ möchte den Anteil von Menschen mit Behinderung im Unternehmen erhöhen. Daher freuen wir uns über entsprechende Bewerbungen.

Hier können Sie sich einen Überblick zu unseren Leistungspaketen verschaffen.

Unsere Benefits

Wir sind ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. In mehr als 130 Ländern sind wir vertreten und bieten Ihnen die Möglichkeit, sich an einem dieser Standorte mit Ihrem fachlichen Know-How einzubringen., Unsere Unternehmenskultur ist von Vielfalt und Respekt geprägt: Die GIZ fördert und unterstützt jede/n Einzelne/n und sichert so individuelle Chancen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig zum Beispiel von Geschlecht, Nationalität oder Religion. Dass Führungspositionen sowohl mit Frauen als auch mit Männern besetzt sind, ist für uns selbstverständlich., Während der Vorbereitungsphase erhalten Sie erste Einblicke in die GIZ und die Gegebenheiten vor Ort. So sind Sie bestmöglich für Ihren Einsatz vorbereitet. Sie haben Gelegenheit, mit anderen Neueinsteiger/innen in Kontakt zu treten und Ihr persönliches Netzwerk auf- und auszubauen., Wir unterstützen Sie gern in Ihrer beruflichen Entwicklung, zum Beispiel mit dem Weiterbildungsangebot der Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ), dem führenden Anbieter für die internationale Kompetenzentwicklung., Wir sind überzeugt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen gesunden Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben benötigen. Wie bieten Zuschüsse zu Kinderbetreuung und Angebote für mitausreisende Partner. Familienfreundlichkeit gilt bei uns auch für pflegebedürftige Angehörige. Im Rahmen Ihrer familienbewussten Personalpolitik ist es ein Anliegen der GIZ, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während dieser Aufgaben zu unterstützen., Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung bietet Ihnen Raum und Zeit, in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft Ihre Überstunden wieder abzubauen. Bei Bedarf finden wir für einzelne Mitarbeiter/innen Möglichkeiten für noch flexiblere Arbeitszeiten., Wir berücksichtigen Ihre Wünsche hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit. Dafür bieten wir vielfältige Teilzeitmodelle mit tage-, stunden- oder monatsweiser Freistellung., Sie brauchen eine längere Auszeit? Ein spezielles Teilzeit-Blockmodell ermöglicht es Ihnen, auch mehrmonatige Freiphasen in Anspruch zu nehmen. Sie können Ihr Arbeitszeitguthaben über längere Zeit ansparen und im Rahmen einer Freistellung wieder abbauen., Unser betriebliches Gesundheitsmanagement steht allen Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Das Kursangebot an unseren Standorten in Bonn und Eschborn umfasst zum Beispiel Fitnessboxen, Yoga, Rückenfitness oder Zumba – hier ist für jede/n das Passende dabei., Sie erhalten eine Einstellungsuntersuchung sowie ausführliche Beratung zu Vorsorgemaßnahmen, Impfungen und Malariaprophylaxe. Alle zwei Jahre ist für Sie und Ihre mitausgereisten Familienangehörigen eine vorsorgliche Untersuchung vorgesehen. Für Inlandsmitarbeiter/innen steht der ärztliche Dienst für Notfälle zur Verfügung. Er berät auch in Sachen ergonomisch eingerichteter Arbeitsplätze., In unseren jährlichen Mitarbeitergesprächen legen wir gemeinsam Ziele für das neue Jahr fest. Wenn Sie diese Ziele erreichen, können Sie beispielsweise eine zusätzliche, variable Vergütung erhalten., Wir möchten, dass Sie Ihren Arbeitsplatz umweltfreundlich und unkompliziert erreichen können und unterstützen Sie deshalb finanziell mit einem Job-Ticket., Wenn Ihre Familie nicht mit Ihnen den Standort wechseln kann, unterstützen wir Sie für Ihre Mehraufwendungen mit einem Trennungsgeld. So können Sie beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen, die dadurch entstehen, dass Sie Ihren Wohnsitz nicht am Beschäftigungsort haben.

Kontakt & Bewerbung

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