Office-Manager (m/w) im Sektorprogramm Verbesserung der öffentlichen Finanzen/Good Financial Governance

Wir suchen für den Standort Deutschland/Bonn eine/n

  • Job-ID:
    P1170-V096
  • Einsatzort:
    Bonn
  • Einsatzzeitraum:
    01.06.2018 - 30.04.2019
  • Fachgebiet:
    Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung
  • Art der Anstellung:
    Voll- oder Teilzeit
  • Bewerbungsfrist:
    10.06.2018

Tätigkeitsbereich

Die Gruppe Governance & Menschenrechte ist Teil des Bereichs für Sektor und Globalvorhaben (GLOBE). Das Sektorprogramm Good Financial Governance berät das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) in der Portfolioentwicklung und internationalen Positionierung im Themenfeld Öffentliche Finanzen. Zudem stellt es im Auftrag des BMZ und der EU das Sekretariat der Kooperationsplattform 'International Tax Compacts' und richtet in Kooperation mit der Bill & Melinda Gates Foundation (BMGF) den globalen 'Domestic Resources Mobilisation Innovation' Fonds ein.

Ihre Aufgaben

Als Office-Manager (m/w) sind Sie ein/e zentrale/r Ansprechpartner/in für die Organisation eines dynamischen Teams und unterstützen den/die Programmmanger/in in vielfältigen Aufgaben.
 
Im einzelnen umfasst ihr Aufgabenportfolio folgende Schwerpunkte:
  • Unterstützung des Auftragsverantwortlichen bei der Terminkoordination des Teams und bei Terminvereinbarungen mit giz-internen und externen Gesprächspartnern
  • Unterstützung des Auftragsverantwortlichen bei Dienstreiseanträgen und -abrechnungen, Nachhalten der zeitnahen Abrechnung von Dienstreisen durch die Teammitglieder
  • Büroorganisation, einschließlich die Buchung von Räumen und Vorbereitung von Meetings
  • Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation
  • Beschaffung von Arbeitsplatzausstattungen, Büromaterial, Bestellung von Broschüren etc.
  • Führen der Anlagenbuchhaltung des Teams, einschl. Durchführung der jährlichen Inventur
  • Mitwirkung bei der Internen Kontrolle des Programms und Unterstützung bei der Bearbeitung von Verbesserungen der administrativen Abläufe im Programm
  • Unterstützung bei der Aktenführung und Gestaltung der DMS-Ablagen

Ihr Profil

Sie haben eine Ausbildung zur/m Bürokauffrau/Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung und verfügen über nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung im Bereich des Office-Managements. Von Vorteil sind bereits Arbeitserfahrungen mit  GIZ internen Abläufen und Systemen, Kenntnisse in den gängigen PC-Programmen (MS Word, Outlook, Excel) sowie der administrativen Prozesse setzen wir voraus. Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationsfähigkeit helfen Ihnen bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben. Sie gehen organisationsstark und zuverlässig mit allen Aspekten des Office-Managements um. Sie zeichnen sich durch Ihre Stärke in Kommunikation und Teamarbeit sowie durch ein hohes Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft aus. Außerdem überzeugen Sie durch Ihre Fähigkeit zum Mitdenken und eigenverantwortlichem Arbeiten mit hoher Dienstleistungsorientierung . Kleinere interne Projekte, z.B. aus dem Bereich Event- und Wissensmanagement übernehmen und koordinieren Sie eigenständig. Sie sind in der Lage, auch unter Zeitdruck umsichtig zu arbeiten. Sie haben ein angemessenes Auftreten und die Wahrung der Vertraulichkeit aller Ihnen anvertrauten Vorgänge ist für Sie selbstverständlich. Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab.

Hinweise

Es handelt sich um ein befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 30.04.2019 mit ggf. Option auf Verlängerung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Sollte Ihnen dies nicht möglich sein, so können Sie gerne die in der Stellenanzeige angegebene Person ansprechen.

Um innerhalb unseres internen Auswahlprozesses eine Beurteilung Ihrer vorhandenen Kompetenzen vorzunehmen, möchten wir Sie bitten, bei Ihrer Online-Bewerbung den Fragebogen zu Ihren Kompetenzen auszufüllen. 

Bitte überprüfen Sie nach Ihrer Bewerbung regelmäßig Ihren Spam/Junk-Ordner in Ihrem Posteingang, da die E-Mails unseres E-Recruiting Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.

Die GIZ möchte den Anteil von Menschen mit Behinderung im Unternehmen erhöhen. Daher freuen wir uns über entsprechende Bewerbungen.

Unsere Benefits

Wir sind ein weltweit tätiger Dienstleister der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. In mehr als 130 Ländern sind wir vertreten und bieten Ihnen die Möglichkeit, sich an einem dieser Standorte mit Ihrem fachlichen Know-How einzubringen., Unsere Unternehmenskultur ist von Vielfalt und Respekt geprägt: Die GIZ fördert und unterstützt jede/n Einzelne/n und sichert so individuelle Chancen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unabhängig zum Beispiel von Geschlecht, Nationalität oder Religion. Dass Führungspositionen sowohl mit Frauen als auch mit Männern besetzt sind, ist für uns selbstverständlich., Während der Vorbereitungsphase erhalten Sie erste Einblicke in die GIZ und die Gegebenheiten vor Ort. So sind Sie bestmöglich für Ihren Einsatz vorbereitet. Sie haben Gelegenheit, mit anderen Neueinsteiger/innen in Kontakt zu treten und Ihr persönliches Netzwerk auf- und auszubauen., Wir unterstützen Sie gern in Ihrer beruflichen Entwicklung, zum Beispiel mit dem Weiterbildungsangebot der Akademie für Internationale Zusammenarbeit (AIZ), dem führenden Anbieter für die internationale Kompetenzentwicklung., Wir sind überzeugt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen gesunden Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben benötigen. Wie bieten Zuschüsse zu Kinderbetreuung und Angebote für mitausreisende Partner. Familienfreundlichkeit gilt bei uns auch für pflegebedürftige Angehörige. Im Rahmen Ihrer familienbewussten Personalpolitik ist es ein Anliegen der GIZ, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während dieser Aufgaben zu unterstützen., Unsere flexible Arbeitszeitgestaltung bietet Ihnen Raum und Zeit, in Abstimmung mit Ihrer Führungskraft Ihre Überstunden wieder abzubauen. Bei Bedarf finden wir für einzelne Mitarbeiter/innen Möglichkeiten für noch flexiblere Arbeitszeiten., Wir berücksichtigen Ihre Wünsche hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit. Dafür bieten wir vielfältige Teilzeitmodelle mit tage-, stunden- oder monatsweiser Freistellung., Sie brauchen eine längere Auszeit? Ein spezielles Teilzeit-Blockmodell ermöglicht es Ihnen, auch mehrmonatige Freiphasen in Anspruch zu nehmen. Sie können Ihr Arbeitszeitguthaben über längere Zeit ansparen und im Rahmen einer Freistellung wieder abbauen., Unser betriebliches Gesundheitsmanagement steht allen Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Das Kursangebot an unseren Standorten in Bonn und Eschborn umfasst zum Beispiel Fitnessboxen, Yoga, Rückenfitness oder Zumba – hier ist für jede/n das Passende dabei., Sie erhalten eine Einstellungsuntersuchung sowie ausführliche Beratung zu Vorsorgemaßnahmen, Impfungen und Malariaprophylaxe. Alle zwei Jahre ist für Sie und Ihre mitausgereisten Familienangehörigen eine vorsorgliche Untersuchung vorgesehen. Für Inlandsmitarbeiter/innen steht der ärztliche Dienst für Notfälle zur Verfügung. Er berät auch in Sachen ergonomisch eingerichteter Arbeitsplätze., In unseren jährlichen Mitarbeitergesprächen legen wir gemeinsam Ziele für das neue Jahr fest. Wenn Sie diese Ziele erreichen, können Sie beispielsweise eine zusätzliche, variable Vergütung erhalten., Wir möchten, dass Sie Ihren Arbeitsplatz umweltfreundlich und unkompliziert erreichen können und unterstützen Sie deshalb finanziell mit einem Job-Ticket., Wenn Ihre Familie nicht mit Ihnen den Standort wechseln kann, unterstützen wir Sie für Ihre Mehraufwendungen mit einem Trennungsgeld. So können Sie beispielsweise Reise- und Verpflegungskosten oder Kosten für doppelte Haushaltsführung ausgleichen, die dadurch entstehen, dass Sie Ihren Wohnsitz nicht am Beschäftigungsort haben.

Über uns

Wir ermöglichen Perspektiven. Für Menschen und mit Menschen. Unser Auftrag ist international und unsere Arbeitsatmosphäre multikulturell. Wir sind überzeugte Dienstleister und Profis aus Leidenschaft. Auch da, wo es schwierig ist. Ihre berufliche und persönliche Weiterentwicklung ist uns ein Anliegen. Ob es die täglichen Herausforderungen in einem unserer rund 130 Partnerländer sind oder die vielfältigen Gestaltungsspielräume in Ihrer Arbeit – es gibt viele Gründe, unser motiviertes Team zu verstärken.

Kontakt & Bewerbung

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